Performans Göstergeleri (KPI) Kılavuzu

Ürün sayfaları: Performans Göstergeleri (KPI) Modülü · Orviks Gösterge (KPI).

Modüle Genel Bakış

Performans Göstergeleri (KPI) Yönetimi Modülü, kurumunuzun akademik, idari, mali ve operasyonel hedeflerine ne ölçüde ulaştığını ölçülebilir metriklerle takip etmenizi sağlar.

Temel çalışma mantığı:

1. Tanımla & Yetkilendir: Yönetici, izlenecek göstergeleri, matematiksel formüllerini ve sorumlu birimleri belirler.
2. Veri Giriş Takvimi Aç: Belirlenen dönemlerde (Aylık, Çeyreklik, Yıllık) sistem veri girişine açılır.
3. Veri & Kanıt Topla: Birim sorumluları gerçekleşen değerleri girer ve doğrulayıcı belgeleri (kanıtları) yükler.
4. Onayla & Raporla: Birim amiri veriyi doğrular; sistem otomatik formülleri hesaplayarak raporlara yansıtır.

🛠️ Yönetici (Admin) Rehberi

Bu bölüm, Sistem Yöneticileri, Kalite Koordinatörleri ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı personeli içindir.

Gösterge Parametrelerinin Oluşturulması

1. Performans Göstergeleri ➔ Göstergeler adımlarına gidin.
2. "Ekle" butonuna tıklayın.
3. Gösterge formunu doldurun:
   • Gösterge Kodu: Göstergeye ait benzersiz kimlik kodunu girin.
   • Gösterge Tanımı: Göstergenin kısa ve net adını belirleyin.
   • Gösterge Açıklaması: Göstergenin amacını ve detaylı tanımını açıklayın.
   • Gösterge Veri Giriş Tipi: Giriş yöntemini seçin (Veri veya Formül).
   • Sorumlu Birimler: Göstergeden sorumlu birimi/birimleri belirleyin (İdari İşler, Bilgi İşlem, Strateji Daire Başkanlığı vb.).
   • Ölçüm Frekansı: Veri toplama periyodunu belirleyin (Aylık, Çeyreklik, Yıllık).
   • Gösterge Tipi: Göstergenin kurumsal sınıflandırmasını seçin.
   • Ölçüm Yöntemi: Konsolidasyon ve hesaplama mantığını belirleyin (Toplam, Son Değer, Ortalama).
   • Gösterge Değerinin Tipi: Verinin sayısal formatını belirleyin (Tamsayı, Ondalık Sayı, %).
   • Ölçüm Birimi: Verinin birimini seçin veya tanımlayın (Adet, %, TL vb.).
   • Dosya Yükleme Zorunluluğu: Veri girişi sırasında doğrulayıcı belge/kanıt yüklenmesinin zorunlu olup olmayacağını belirleyin.
   • Önceki Değer ile Fark: Sistemin önceki dönem verisiyle arasındaki farkı/değişimi gösterip göstermeyeceğini seçin.
   • Varsayılan Değer Kullanımı: Veri girilmeyen durumlar için varsayılan bir değer atanıp atanmayacağını belirleyin.
   • Grafik Değer Tipi: Görsel raporlarda kullanılacak grafik türünü seçin (Çubuk Grafiği, Yığın Grafiği).
4. Kaydet butonuna tıklayarak göstergenin ilk versiyonunu oluşturun.

⚠️ Önemli kısıtlama: Gösterge veri giriş tipi (Veri Girişi veya Formül) seçilip gösterge kaydedildikten sonra bu alan üzerinde tekrar değişiklik yapılamaz.

📌 Formül giriş kuralı: Gösterge veri giriş tipi "Formül" olarak seçilip kaydedildikten sonra, formül parametrelerinin tanımlanması için ek bir alan açılır. Bu alana matematiksel formülü yazarken, formüle dahil edilecek gösterge kodlarını { } (süslü parantez) içerisinde belirtmeniz gerekir.

Örnek kullanım: ({HPG-001} / {HPG-002}) * 100

Göstergelerde Versiyon Değişikliği ve Yönetimi

Zaman içinde göstergelerin sorumlu birimlerinde, veri giriş frekanslarında veya formüllerinde güncellemeler gerekebilir. Veri bütünlüğünü korumak adına sistemde iki farklı versiyon güncelleme yöntemi bulunur:

A) Geçerli Versiyon Üzerinde Düzenleme Yapılması

⚠️ Kritik kural: Geçerli versiyon üzerinde doğrudan düzenleme yapabilmek için, ilgili versiyonun başlangıç tarihinden itibaren sisteme hiçbir veri girişinin yapılmamış olması gerekir. Herhangi bir döneme ait veri girişi yapılmışsa, sistem doğrudan "Yeni Versiyon Ekleme" yöntemine yönlendirir.

1. Menüden Performans Göstergeleri ➔ Göstergeler adımlarını takip edin.
2. İşlem yapmak istediğiniz göstergeyi listeden seçin.
3. Gösterge detay sayfasında yer alan "Bu Versiyonu Düzenle" butonuna tıklayın.
4. Sorumlu birimler, veri giriş frekansı veya formül alanlarında gerekli güncellemeleri yapın.
5. Versiyonun geçerli olacağı Başlangıç Tarihi alanını seçerek kaydı tamamlayın.

B) Yeni Versiyon Eklenmesi

Geçmiş dönemlere ait veri girişi tamamlanmış göstergelerde, eski verilerin yapısını ve raporlama doğruluğunu bozmamak için yeni bir versiyon oluşturulur.

1. Menüden Performans Göstergeleri ➔ Göstergeler adımlarını takip edin.
2. Güncellenecek göstergenin üzerine tıklayarak detay ekranını açın.
3. Gösterge sekmesinde bulunan "Yeni Versiyon" butonuna tıklayın.
4. Yeni döneme ait Sorumlu Birimleri ve Veri Giriş Frekansını yeniden belirleyin.
5. Yeni versiyonun yürürlüğe gireceği Başlangıç Tarihi bilgisini seçerek kaydedin.

Gösterge Gruplarının Oluşturulması

📌 Önemli bilgilendirme: Program Bütçe ve Stratejik Plan gösterge grupları, doğrudan ilgili modüller üzerinden sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur. Bu sekme; kurumunuza özel takip edilmek istenen diğer bağımsız gösterge gruplarını (örneğin YÖKAK Göstergeleri veya kurumunuza özgü bir Verimlilik Gösterge Grubu) tanımlamak için kullanılır.

1. Göstergeler ➔ Gösterge Grupları sekmesine geçin.
2. "Ekle" butonuna tıklayın.
3. Yeni Gösterge Grubu formunu doldurun:
   • Gösterge Grubu Adı: Gösterge grubunun sisteme kaydedilecek resmi adını girin.
   • Gösterge Grubu Açıklaması: Grubun kapsamını ve kullanım amacını netleştirmek için ihtiyaç duyulan detaylı açıklamayı ekleyin.
   • Gösterge Grubu Yılı: Grup altında yer alan göstergelerin hangi yılın verilerini kapsayacağını belirleyin.
4. Göstergeler ➔ Gösterge Grupları ➔ Yeni Gösterge Grubu sekmesini açıp "Ana Grup Ekle" butonuna tıklayın; Ana Grup Kodu ve Ana Grup Tanımını girin.
5. Ana Grup sekmesinde "Alt Grup Ekle" butonuna tıklayın; Alt Grup Kodu ve Alt Grup Tanımını girin.

Gösterge gruplarına gösterge eklenmesi: Performans Göstergeleri ➔ Göstergeler ➔ Gösterge Grupları ➔ Ana Grup ➔ Alt Grup ➔ Göstergeler sekmesine gidin, "Ekle" butonuna tıklayın ve Grup Göstergesi formunu doldurun:

• Gösterge: Gösterge havuzunda önceden tanımlanmış göstergeler arasından ilgili göstergenin seçildiği alandır (zorunlu).
• Gösterge Kodu: Grup raporlarında bu gösterge için varsayılandan farklı özel bir kod kullanılması gerekiyorsa yeni kodun tanımlandığı alandır (opsiyonel).
• Gösterge Adı: Grup raporlarında farklı bir başlık kullanılması gerekiyorsa yeni ismin tanımlandığı alandır (opsiyonel).
• Alarm: Gösterge değerinin kritik seviyeye ulaştığında sistemin uyarı vereceği eşik değerin belirlendiği alandır (opsiyonel).
• Hedef: Gösterge için dönemsel olarak ulaşılması planlanan hedef değerin girildiği alandır (opsiyonel).

Takvim ve Dönem Yönetimi

1. Performans Göstergeleri ➔ Gösterge Yönetimi sekmesine geçin.
2. İlgili dönemin altında listelenen gösterge grubunu tıklayarak açın (örneğin Kasım 2026 / Stratejik Plan Göstergeleri).
3. Gösterge Veri Girişi formunda yer alan alanları doldurun:
   • Son Veri Giriş Tarihi: Birimlerin sisteme veri girişi yapabileceği son tarih (hatırlatma e-postası isteniyorsa doldurulması zorunludur).
   • Açıklama Girişi Zorunlu Olsun: Veri girişi yapılırken açıklama metni eklemenin zorunlu olup olmadığı.
   • Bilgilendirme E-postası Gönder: Dönem yaklaştığında veya son günlerde otomatik hatırlatma e-postası gönderilip gönderilmeyeceği.

📌 Kapanan dönemlerde veri giriş izni: Veri toplama dönemleri kapatıldıktan sonra bir hata veya eksiklik tespit edilirse, Sistem Yöneticisi (Admin) yalnızca sorun tespit edilen gösterge özelinde ilgili dönemi yeniden veri girişine açabilir.

👤 Kullanıcı (Veri Giriş & Onay) Rehberi

Bu bölüm; birimlerde veri girişi yapan akademik/idari personel ile girilen verileri kontrol edip onaylayan Birim Amirleri içindir.

Veri Giriş Personeli İşlem Akışı

1. Sisteme giriş ve görev takibi: Kullanıcı bilgilerinizle sisteme giriş yaptıktan sonra sol menüde yer alan "Görevlerim" sekmesine tıklayın.
2. Gösterge Değerleri paneline erişim: Açılan görev panelinden "Gösterge Değerleri" kartını veya sol menüdeki ilgili bağlantıyı seçin.
3. Filtreleme: Ekranın üst kısmındaki filtre alanlarını kullanarak veri girişi yapacağınız göstergeleri kolayca listeleyin — Birim Filtresi, Gösterge Grubu Filtresi, Dönem Filtresi, Durum Filtresi (Veri Girişi Yapılmadı, Veri Girişi Tamamlandı, Onay Bekliyor, Onaylandı).
4. Gösterge seçimi: İşlem yapacağınız göstergenin koduna veya adına tıklayarak detay ekranına geçin.
5. Dönem seçimi ve formun açılması: Açılan Gösterge Değer Girişi ekranı üzerinden ilgili dönemi seçin ve "Veri Girişi" butonuna tıklayın.
6. Veri ve açıklama girişi: Gerçekleşen veri değerini yazın; varsa açıklama metnini de ekleyerek "Kaydet" butonuna basın.
7. Kanıt belgesi yükleme: Veriyi doğrulayıcı belge(ler) mevcutsa "Kanıt Dosyası Ekle" alanından dosyayı/dosyaları sisteme yükleyin.
8. Onaya gönderme: Tüm veriler ve belgeler tamamlandıktan sonra "Veri Girişine Kapat (Onaya Gönder)" butonuna basarak veri giriş dönemini kapatın ve kaydı Birim Amirinin onayına sunun.

Yetkili Kullanıcı Onay Süreci

1. Sisteme giriş ve görev takibi: Kurumsal hesabınızla sisteme giriş yaptıktan sonra sol menüdeki "Görevlerim" sekmesine geçin.
2. Gösterge Değerleri paneline erişim: Panel üzerindeki "Gösterge Değerleri" kartını seçin.
3. Onay bekleyen kayıtları filtreleme: Durum Filtresi alanından "Onay Bekliyor" seçeneğini işaretleyin.
4. Veri ve kanıt incelemesi: Onaylanacak göstergenin üzerine tıklayarak girilen değeri, açıklama metnini ve yüklenen kanıt belgesini inceleyin.
5. Onay veya revize iade işlemi:
   • Onaylama: Veri ve belgeler mevzuata/usule uygunsa "Onayla" butonuna basarak veriyi kesinleştirin.
   • Revize iade: Veri eksik, hatalı veya kanıt belgesi yetersizse "Veri Girişine Dön (Revize Et)" butonuna basarak gerekçenizle birlikte kaydı ilgili personele geri gönderin.

📌 Onaylı verilerin iptali ve yeniden düzenlenmesi: Onaylanmış gösterge verilerinde sonradan bir hata tespit edilirse; göstergenin veri girişine açık olduğu dönem içinde kalmak şartıyla, yalnızca yetkili kullanıcılar mevcut onayı iptal edebilir. Onayı kaldırılan gösterge, düzeltme yapılması amacıyla otomatik olarak ilgili personelin veri giriş ekranına geri aktarılır.

Performans Göstergesi Raporları

Bu bölüm; sisteme girilen ve onaylanan veri gerçekleşmelerinin analiz edilmesi, kurumsal performansın izlenmesi ve üst yönetime sunulacak çıktıların elde edilmesi amacıyla kullanılır.

• Göstergeler Raporu: Sistemde tanımlı tüm göstergeleri genel bilgileriyle (kod, tanım, etiketler, sorumlu birimler, veri giriş dönemleri) listeler.
• Gösterge Değerleri Raporu: Göstergeler için hangi dönemde hangi gerçekleşme değerlerinin girildiğini gösterir; gelişmiş filtreleme destekler.
• Gösterge İşlem Kayıtları (Log) Raporu: Veri girişlerinin detaylı iz kaydını (dönem, birim, kayıt sayısı, tarih/saat, kullanıcı) sunar.
• Ay Değerleri Raporu: Gösterge verilerinin ay bazındaki giriş durumlarını ve değerlerini birim detayında kıyaslamalı gösterir.
• Gösterge Veri Girişleri Raporu: Dönemler bazında birimlerin veri giriş durumlarını (girilmeyen, onay bekleyen, onaylanan) izlemeyi sağlar.
• Hesaplanamayan Göstergeler Raporu: Veri girişlerindeki eksiklik/hata nedeniyle hesaplanamayan göstergeleri tespit eder.
• Gösterge Formülleri Raporu: Formül ile hesaplanan tüm göstergelerin matematiksel formül yapılarını listeler.
• Formül Hataları Raporu: Formül yazımında sözdizimi veya parametre hatası bulunan göstergeleri raporlar.

💡 Özel rapor talepleri: Standart rapor türlerinin yanı sıra, kurumunuzun mevzuat, denetim veya üst yönetim ihtiyaçlarına özel rapor tasarımları ve analiz ekranları talebiniz doğrultusunda hazırlanabilir.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)