YÖKAK KIDR Hazırlık Sürecinde Birimlerden Kanıt Toplamanın Kritik Noktaları

Yükseköğretim Kalite Kurulu'nun (YÖKAK) Kurum İç Değerlendirme Raporu (KIDR) süreci, üniversitelerin akademik ve idari birimlerinden toplanan kanıtların doğruluğuna ve izlenebilirliğine dayanır. Kalite koordinatörlüklerinin her yıl karşılaştığı en büyük zorluk, onlarca birimden gelen belgeleri zamanında, doğru ölçütle eşleştirilmiş ve tutarlı biçimde toplamaktır. Aşağıdaki beş nokta, bu süreci daha öngörülebilir hale getirmek için dikkat edilmesi gereken alanları özetliyor.

1. Ölçüt ağacını dönem başında netleştirin

YÖKAK rehberi; Liderlik, Yönetişim ve Kalite, Eğitim ve Öğretim, Araştırma ve Geliştirme, Toplumsal Katkı ana başlıkları altında bir ölçüt ağacı tanımlar. Sürecin başında bu ağacın hangi alt ölçütünün hangi birim tarafından, doğrudan mı yoksa alt birimler aracılığıyla mı doldurulacağı netleştirilmelidir. Bu adım atlanırsa, aynı kanıtın birden fazla birim tarafından tekrar tekrar toplanması ya da hiçbir birim tarafından toplanmaması riski doğar.

2. Kanıtları tek bir dijital depoda toplayın

Kanıt belgelerini fakülte web sitelerine veya paylaşılan dosya sunucularına dağıtık biçimde bırakmak, bağlantıların zamanla kırılmasına ve denetim sırasında kanıta erişilememesine yol açar. KIDR & Kalite Yönetimi modülü, her ölçüt ve alt gösterge için birden fazla kanıt belgesinin (pdf, docx, görsel, web adresi) doğrudan sisteme yüklenmesini ve ilgili ölçütle kalıcı olarak ilişkilendirilmesini sağlar.

3. Olgunluk seviyesini "var/yok" ötesinde ölçün

YÖKAK değerlendirmesi yalnızca bir sürecin var olup olmadığını değil, PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al) döngüsündeki gerçek olgunluk seviyesini de sorar. Birimlerin öz değerlendirme sırasında olgunluk seviyesini kanıtlarıyla birlikte beyan etmesi, komisyonun daha hızlı ve tutarlı puanlama yapmasını kolaylaştırır.

4. Komisyon incelemesini erken başlatın

Kanıtların toplanmasını dönem sonuna bırakmak yerine, İç Değerlendirme Komisyonu'nun yüklenen belgeleri aşamalı olarak incelemesi ve eksik/yetersiz kanıtlar için erken revize talebi göndermesi, son haftalarda yaşanan yoğunluğu azaltır.

5. Rapor çıktısını manuel derlemeyin

Tüm başlıklar tamamlandığında metinlerin, olgunluk grafiklerinin ve kanıt dizininin elle bir araya getirilmesi hem zaman alır hem de hata riski taşır. Sistem üzerinden tek tıkla YÖKAK formatına uygun KIDR raporu (DOCX/PDF) üretmek, bu adımı saatler değil saniyeler sürecek hale getirir.

Sonraki adım

Orviks KIDR ürün sayfasında bu sürecin uçtan uca nasıl işlediğini ve KIDR & Kalite Yönetimi modülünün işlevsel detaylarını inceleyebilirsiniz.